Het Pareto-Principe in actie

Gisterenmorgen werd ik vroeg wakker terwijl iedereen nog steeds aan het slapen was. Na mijn korte ochtendroutine opende ik mijn laptop, nog steeds in mijn pyjama, en spendeerde 10 minuten aan het opstellen van een e-mail aan een cliënt. Ik nam een kop koffie en ik ging naar mijn werk.

Tegen de tijd dat ik op het kantoor was, was er een antwoord van de cliënt met daarin de goedkeuring om ze te factureren voor recentelijk gedaan werk.

Het was nog niet eens 09:30 in de ochtend maar de moeite van 10 minuten in mijn pyjama had geresulteerd in een substantieel resultaat voor ons kleine bedrijf die dag. Resultaten die zouden bijdragen aan een groot percentage van onze opbrengst die maand.

Heb je ooit het gevoel gehad dat de kleinste hoeveelheid moeite het meeste resultaat behaalde? Dit is geen toeval. Het staat bekend in de zakenwereld als het Pareto-Principe. Je hebt er misschien van gehoord. Dit principe schrijft voor dat 20% moeite zal resulteren in 80% van het resultaat. Er zijn verschillende varianten van het principe, zoals 20% van je cliënten brengen 80% van je opbrengst binnen, of 20% van je kinderen geven je 80% van je hoofdpijn.

Zoek online naar ‘het Pareto-Principe’ en je zult een grote hoeveelheid artikelen vinden. Maar waar vaak niet over wordt gepraat is het volgende: ‘Hoe pas ik dit principe toe in het echte leven? Wat is 20% van alle dingen die ik moet doen? Hoe kan ik prioriteiten stellen binnen mijn werk als ik geen keuze heb waar ik aan werk?’

Wat blijkt is dat het niet erg ingewikkeld is. Laat me met je delen hoe ik het Pareto-Principe elke dag toepas.

Observeer je leven

Het eerste wat ik je aanraad is om eens goed naar je leven te kijken. Van een hoger niveau start ik met een aantal doelen, die ik vaak opschrijf aan het begin van het jaar. Een aantal doelen die ik mezelf dit jaar heb voorgenomen zijn de volgende:

• Schrijf en publiceer mijn eerste boek

• Koop en pas in een maat 32 paar jeans

• Het binnenbrengen van een X hoeveelheid dollars voor ons bedrijf

• Ren 5 km in minder dan 29 minuten

Deze doelen worden meestal een collectie van projecten. Bijvoorbeeld, het schrijven van mijn boek, ik zal het moeten schrijven. Dan zal ik alle nodige dingen moeten doen om het gepubliceerd te krijgen. Daarna moet ik een marketing plan hebben etc. Dit zijn allemaal projecten. Elk project zal verder opgebroken worden in individuele taken.

Als een fan van David Allen’s GTD principe, zal ik deze projecten en taken in lijsten opschrijven die altijd toegankelijk voor me zijn. Nozbe is een geweldige tool om je lijsten, projecten en doelen in te bewaren.

De voornaamste dingen eerst: ‘het Power Hour’

Ik herinner me dat mijn moeder me elke zondagochtend vroeg mee naar de kerk nam toen ik opgroeide in Brazilië. Soms was het weer zo mooi dat ik haar vroeg waarom we niet eerst naar het zwembad konden gaan en daarna naar de kerk. Ze zei: “Eerst doen we de dingen die we zouden moeten doen en daarna doen we al het andere.”

Daar zit zoveel wijsheid in.

Probeer een klein beetje in te plannen wat je elke dag wilt doen. Om dat te doen moet je naar je projecten en taken kijken. Ze hebben allemaal een directe impact op jouw hoogstaande doelen, ze zijn dus van vitaal belang.

Zet minstens een uur per dag opzij om gefocust te werken aan taken van projecten die verbonden zijn aan je levensdoelen. Ik noem dit het ‘power hour’.

Je zegt misschien wel: ‘Maar hoe kan ik voortgang boeken via mijn projecten als ik er alleen maar een uur per dag aan werk?’

Mijn antwoord hierop zou zijn: “Onthoud het Pareto-Principe. Je hoeft niet de hele dag te werken aan belangrijke taken die geassocieerd zijn met je hoogstaande doelen in het leven, om een grote impact te maken. Dat is de 20%. Focus een klein beetje elke dag en je zult de beloofde 80% van het resultaat dat je wilt zien ontwikkelen.”

Laat genoeg ruimte vrij in je agenda

Ik begrijp dat je misschien weinig controle hebt over het werk dat je elke dag moet doen. De meesten van ons werken voor iemand die ons vertelt waar we aan moeten werken.

Daarom moeten we een grens stellen aan de hoeveelheid tijd die we inplannen om te focussen op onze 20%. Laat genoeg vrije ruimte over in je agenda – denk eraan dat je tijd opzij zet voor de tijd dat je gefocust bent. Gedurende die tijd werk je aan zaken die er echt toe doen om je vooruit te helpen met je doelen en projecten.

Soms kan dat betekenen dat je je lunchtijd moet gebruiken om het te doen. Als dat het geval is, houd dan in gedachten dat hoe graag je ook je tijd zou willen spenderen aan het eten van een boterham of zou willen praten met je collega’s, dit ‘power hour’ zal een grotere impact hebben op je leven.

Terug naar mijn verhaal

Wat blijkt is dat de rest van mijn dag gisteren hectisch was. Ik was in een reactieve modus voor de rest van de dag. Ik beantwoordde dringende e-mails, ik droeg zorg voor kapotte meubelstukken in het kantoor en ik moest vele telefoontjes beantwoordden.

In het algemeen was mijn dag niet productief.

Maar houd in gedachten dat voor 09:30 mijn dag al een overwinning was.

Focus op je 20% elke dag en je zult winnen. Zelfs in je pyjama.

Foto: Flickr /takasuii